airtable 寵物醫病紀錄 教學

看病必備App!超好用紀錄軟體Airtable 多貓狗家庭狂推 寵物資料多機同步隨時查看 不會不見!

by claire
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貓狗跟還不會說話的嬰兒一樣,在看醫生的時候,他們無法口述自己的狀況。如果不是症狀持續的重症或皮膚病等外觀可觀察的狀況,寵物是無法在看診台上重複出現你在家看到的狀況讓醫生親眼看見。所以獸醫師都會仰賴家長的觀察和紀錄來判定牠們的狀況。這種時候,家長紀錄的越精準,越能幫助醫生判斷要檢查哪些項目來確認病灶和對症下藥。

簡而言之,你紀錄的越詳細,你的寶貝受得不適(例如抽血、超音波、X光、全身觸診….這些基本的)就可能越少,看診時間也可能縮短,也就代表你可能可以省下一筆可觀的費用。

提供獸醫詳細紀錄的好處:

  1. 看診時間縮短
  2. 檢查項目變更精簡,貓狗少受折磨,不增加牠們的壓力
  3. 檢查費用隨之降低
  4. 醫生判定更精準(照片、時間點輔助)
  5. 破除自己的時間印象迷思(有時候我們記憶中一週1-2次的吐,紀錄起來卻發現頻率其實跟自己印象中的還是有差異)

看診時需要提供哪些紀錄給醫師?

墨汁麻最高紀錄家裡有超過12隻貓、1狗,還有道路救援的鴿子、TNR的貓咪等等,跑醫院的經驗告訴我,下面這些紀錄醫生必須提供給醫生,才能有效的幫助醫師們判定寵物狀況。

  1. 寵物名字(多貓多犬家庭需要分開)
  2. 日期時間(用來看頻繁程度、進步/退步/變嚴重)
  3. 照片(例如吐的照片,讓醫生看到內容物)
  4. 發生時間點(例如吐的話,飯前?飯後?吃什麼前/後?玩前/後?)
  5. 備註(特別的狀況要寫出來)

大家看一下了解就好,待會我教大家一起用我推薦的軟體來建立自己的表格的時候,我還會再重複一次如何設定這些項目喔!

飼主自己需要紀錄哪些事項?

飼主要紀錄的事項我分為兩大類,等大家都熟悉這個軟體之後,你會變成跟跟我一樣,什麼東西需要新開一個Record(表單)、什麼東西需要開一個Base(基地)、甚至家庭需要的其他任何事情,也都可以全部用這個超好用的雲端軟體紀錄起來。

看診相關紀錄

  • 看診日期
  • 診所/負責醫生(有時一個狀況會需要找多個醫院/醫生才能確診)
  • 寵物名字(多貓多犬家庭超需要,我使用的軟體有「過濾」功能,可以調出單一寵物的歷史資料)
  • 體重(每次看醫生都會量體重,平時如果忘記紀錄至少未來還有個歷年體重可以參考)
  • 血壓、腎指數(可根據不同寵物狀況自己加,家裡有腎貓就會多這個兩個「持續」需要紀錄的欄位
  • 詳細看病紀錄
  • 報告照片(血檢、X光)
  • 費用
  • 費用單據照片

每隻貓狗的一般紀錄(總表)

  • 犬貓名字(多犬貓家庭適用)
  • 生日
  • 收編日(我們家全部都是認養和救援,所以這個日子我都會紀錄起來幫他們過小生日)
  • 年齡(這個我們要介紹的軟體會自己計算,家長不用麻煩喔!)
  • 照片(optional自選項目,我是喜歡留第一天碰到他們的照片,隨時可以拿出來看,不用翻相簿)
  • 晶片號碼
  • 狂犬病號碼及照片
  • 預防針日期
  • 結紮日
  • 喜好飼料、罐頭(相信我,當有了人類小Baby後,這些東西還是寫下來比較好)

什麼是Airtable?

對,今天要介紹這個強大的軟體,雖然一開始我是用於公事及貓狗紀錄,但是這個軟體強大好用到最後,我的人生所有事情都少不了用它紀錄了,舉凡家庭記帳、投資理財紀錄、比價紀錄、購買清單、行事曆、出差表單這些事情,最後全部都已經移到Airtable雲端處理了。

你可以把Airtable想像成雲端的Excel,只不過,它比Excel好用及美觀N倍….

Airtable是用「表單模式」來紀錄東西,但是它可以插入圖片(自動排序、自動放大縮小圖片來符合列高)和自己製作最適合的APP上傳方式,讓你快速輕鬆的用手機APP來輸入紀錄。

Airtable最好用的地方是,它可以多人進入一個檔案擁有不同權限,且桌機版跟手機版是同步的。也就是假設今天你也是拿Airtable當寵物看診紀錄資料,若你忘記帶手機,可以打開另一半(或家人)手機中的Airtable APP,紀錄及資料就會完全一樣。或者,今天是由另一半帶寵物去看醫生,也可以有彼此的紀錄;又或者貓咪每次吐的時候,看到的人都不一樣,用不同的手機紀錄,一樣都會更新在同一個紀錄裡。拍照上傳,大家的紀錄都可以整齊依序排列在一起,是不是很棒!

再來,假設你手機壞了或掉了(我在出差時就超怕把當天紀錄的公司資料跟手機一起弄丟),或者換手機,你只要打開任何一台電腦(或是借用動物醫院的電腦),進入Airtable的網頁,用網頁版登入你的帳號後,都可以看到相同的資料(網頁版看起來超舒服手機版則是輸入超方便)這對於資料很怕不見的人來說,真是超級好用。

Airtable還有一個最強大的地方,就是菜鳥可以變身程式設計師!也就是沒有任何程式設計背景的人,都可以任意編排你自己的小軟體:自訂APP打開時要出現哪些格子,方便你紀錄。這也就是為何每個人需要紀錄寵物的東西不一樣,順序排列也不一樣,但卻都可以完美使用airtable來紀錄。對我來說Airtable超越了所有我看過的任何一個寵物紀錄APP,因為,Airtable可以自己更改,因此絕對可以符合你對任何「紀錄」的需求。

Airtable超越任何一個寵物紀錄APP,因為它可以簡單地隨你訂製,符合所有人的任何需求。

Airtable很棒的地方還沒講完,以目前我們需要使用的功能來說,它不論建立多少檔案,都是免費的(我一開始使用的時候它有限制資料的數量,但現在越做越大,看起來已經沒有限制了。像我目前一共有4個 Wrokspace, 50個 Base, 和上萬筆資料,還是免費的plan)。只有到很後期,如果你用Airtable如魚得水,整個公司都開始使用後,還想要很多極為高階的功能(例如很多色彩選擇和多層使用者權限管理),才需要考慮付費。

而且,所有你拍的照片、文件檔案上傳,都是存在雲端而不是存在你的手機上,所以只要你打開你的APP,在寫入紀錄的時候拍照,這些紀錄照片完全不佔你手機的空間。

所有在Airtable APP 裡面拍的照片,都不存在你手機裡,既不用擔心搞丟,也不佔任何手機空間。

Airtable唯一的缺點是目前介面還沒有中文版(但是可以輸入中文字),但是它的使用者介面實在很直覺、簡單,所以我也不覺得英文介面對不會英文的人來說會是個問題。

好了,說了這麼多,現在就讓我們一起來用手機建立自己的寵物紀錄表單吧!首先,要先下載Airtable的APP:

下載Airtable APP

Android下載:點這裡
iOS下載:點這裡

下載完先註冊帳號,之後到網頁版的時候,你只要登入就可以看到紀錄的展開畫面(比Excel優美N倍),還可以分享權限給其他人、賺儲值金。

如果你想要註冊Airtable 並且感謝我推薦,請點這個連結下載: https://airtable.com/invite/r/QaQBHTJd
你還是免費下載,只不過Airtable會給我一些推薦分,未來我若是需要升級使用它的付費模式,就可以用推薦分數來折抵升級費用。在這邊先謝謝大家支持。

建立一個Workspace/工作區

再來,我們要建立一個工作區(Workspace)和一個新的基地(Base)。Workspace 的概念就是它是第一層大標題區域,你可以把它想成Windows第一層檔案夾:我的電腦、我的資料、我的照片這種區分。只不過它視覺上比檔案夾好很多,因為它會自己展開讓你一目了然。第一層我建議你可以用工作、家庭、展覽這種單位來分出Workspace,每個Workspace裡面可以有很多檔案,所以如果我都不分開,我每次去找展覽資訊(上百筆)、找私人資訊(十幾筆),或者找公司資訊(幾十筆),我都會要從幾百個Base裡面找檔案,很難找。

因為我們要建立寵物資料,所以你的Workspace目前只會有一個Base在裡面,新手其實也可以先忽略Workspace改名字這件事(你不改名字它就會用預設名字),直接點選 + New base 這個選項,我們一起來創立寵物健康紀錄的Base。下圖用來表示未來你有很多資料的時候,Workspace和Base的關係和外觀。

手機版的APP,當你擁有很多資料和表單的時候,看起來會像這樣

這個是網頁版(需要登入)同步手機版,看起來的樣子。非常舒適好找資料。

網頁版Airtable會隨著你手機APP內容更改,同時同步,所以看起來很像,但更清楚好整理了!

建立一個空白Base/基地

Airtable因為太強大,所以在建立任何一個新的Base的時候,它會有template(系統內建格式)也就是它先建好的一些極為美麗實用又強大的資料庫輸入方式讓你選擇。我個人喜歡自己調整我要的表單內容,在這裏我會帶你建立一個對寵物來說非常足夠的Base,所以我建議新手們先不要選用它的template,直接在手機APP裡面點選創立一個新的空白基地。步驟如下:

點選 + New base (創建新基地)
點選 Create a new empty base (選擇建立一個空白的基地)
輸入 BASE NAME (輸入基地名稱,你可以暫時先取名「寵物紀錄」
點右上角 DONE (完成)

TIP:如果今天你是想從EXCEL複製貼上一個表單,那你可以從網頁版選擇 Add a base 來開一個新表單,由電腦上操作很方便。只要整個EXCEL內容複製貼上即可。

建立Base/基地內容

只要建立好基地名稱(DONE)之後,就不用擔心資料不見了,因為從現在開始,你不需要按下任何儲存按鈕,輸入的資料就已經在雲端可以同步了。如果你打開電腦也同時登入,你可以親眼看見手機裡製作表格的同時,電腦上也會出現相同的內容。(電腦版會慢慢出現手機打出的字,很像幽靈打字)

點選最下方很大的黃色「+」增加一個新內容/資料。

我已經建立好很多筆資料,所以加號上方已經有多筆資料。如果你是第一次使用,你的加號上方會是完全空白的。左右每一頁都是一個同性質但不同的表單,第一次建立也會是空的。

這時候,你會看到一個表單已經幫你建立好了。

對,雖然我們不要使用內建高階表單,但是Airtable怕你不會用、不知道怎麼開始,所以建立新資料的時候,它會幫你預設4個欄位:名稱、紀錄、附件、狀態。未來在查詢的時候,這些項目會變成很像EXCEL裡面的「欄位」。我們要來重寫這些欄位,目標是設立所有下面的欄位(按照我們前面講過看診需要的相關紀錄來一個一個輸入進去。)

逐一輸入看診紀錄欄位

  • 看診日期
  • 診所/負責醫生
  • 寵物名字
  • 體重
  • 血壓、腎指數
  • 詳細看病紀錄
  • 報告照片
  • 費用
  • 費用單據照片

製作欄位的時候,你就等於在自問自答,所以任何你未來需要知道的內容,你都可以把問題寫在欄位名稱,答案未來會在你手機打開這個頁面時,自己依照每次紀錄的狀況輸入。

點選 Unnamed record (尚未命名的紀錄。待會等你設定好首欄名稱之後,它會自動命名)
點選 Customize fields(客製欄位)

進入下面畫面:Customize Fields 後,我們就要來客製你表單的 Primary Field (首欄)了。

首欄在EXCEL裡面也是第一排的欄位,有凍結窗格的用途。但因Airtable功能強大許多,首欄未來我們還會介紹它神奇的功能,所以設定一個適當的首欄很重要,首欄設定好以後,它比較不會有位移的彈性,不像其他欄位可以隨意拖曳移動。

點選 第一個Name欄位右邊的小箭頭 🔽
將 FILED NAME (欄位名稱)改為「看診日期」

設定欄位名稱之後,我們要來設定你填寫欄位答案(紀錄)的時候,用什麼格式來方便你回答。所以設定每個欄位名稱後,你都需要自訂答案的「格式」。

TIP:深藍色底色代表你處於工程師模式,正在編輯表單的輸入格式,而不是在寫表單內容。

Airtable超厲害的多種格式功能,你一定要知道如何運用

點選 FIELD TYPE (欄位格式設定)

這時候,你應該是第一次見到airtable強大的輸入格式選擇,有很多圖示可以點選。

因為這是你表單的 Primary Field(首欄),為了讓不熟悉的人之後在排序的時候不會碰到問題,Airtable在首欄的格式上,沒有開放所有的格式。首欄目前有12種格式選擇,依序由左到右為:短文字/長文字/日期/電話號碼/Email/網址/條碼/數字/貨幣/百分比/時間長度/自動數字 等。

點選 小日曆圖示 Date (日期):我們要把內建的格式 Single Line Text (短文字)改為 Date (日曆)輸入。
按右上角 DONE(完成)

然後你會發現,你的答案欄位已經出現範例樣式,你可以選擇仔細喜歡的日期呈現模式。選擇日期格式你只需要在下面列出的選單中點選你要的格式,旁邊就會出現勾勾了。

如果你想紀錄到「幾點幾分」,可以打開下面的 Include a time field (包含時間)按鈕。這個功能超好用!在紀錄貓咪吐的時候我都會打開,因為貓咪一天吐很多次,你會忘記時間間隔,打開等於你每次都可以紀錄到幾點幾分吐的。如果你的紀錄是一天會超過一次的紀錄,建議可以打開時間選項,紀錄就更詳細了!

完成後按右上角 Save 存檔

恭喜你!我們菜鳥工程師已經自己寫好第一欄的輸入格式了,現在我們一起來看看我們剛剛做了什麼!你剛剛按了DONE 代表你已經退出編輯表單「格式」的模式,所以我們現在回到了使用者的角色。

TIP:你可以把在藍底設定的時候想像成「工程師寫程式的設定模式」,而白底表單想像成「使用者紀錄模式」。

當你每次要增加新紀錄的時候,只要點「+」,表單的第一個欄位就會是我們剛剛設定好的「日期」,你只要點選空格處,就會自動跳出一個月曆讓你點選(下圖藍色圓點)。而如果你什麼都不選,系統自動會輸入當天的日期/時間。這點超級方便!尤其是貓咪吐一次、兩次、三次,你只要打開手機,不需要輸入日期及時間,第一個欄位等於幫你內建好「現在的」時間了!省了90%的紀錄時間。

偷看成果之後,我們現在要認真回去把所有格式都設定好喔!記得怎麼回去工程師模式,Customize fileds (客製欄位)嗎?

點選 Unnamed record 最上面現在已經換成這筆資料的首欄內容了:今天的日期
點選 Customize fields(客製欄位)

是的,進入客製欄位你會進入藍底模式喔!接下來我們要設定「診所/看診醫師名字」。跟剛剛一樣,系統一共內建四個欄位,我們只修改了第一個,所以現在還有三個要修改,修改完之後,才需要新增其他欄位。

點選 第二個Name欄位右邊的小箭頭 🔽
將 FILED NAME (欄位名稱)改為「診所/看診醫師」
點選 FIELD TYPE (欄位格式設定)

這次的欄位設定,我們要用不同的格式。

因為看診診所常常會重複,我不想每次都打字輸入,所以這題我想要用選擇題,之後就只需要點選不用花時間輸入。Airtable 的選擇有分兩種,一種是Single Select (單選)、一種是Multiple Select (複選)。看診醫院一次只會去一家,所以這邊選擇單選格式(下圖左邊)。

點選 Single Select (單選)

點 DONE 完成,回到欄位總表。
在 OPTIONS (選項)下面輸入一個醫院/醫生名稱
點選 OPTIONS右邊的三角形,為這個選項選擇一個顏色
按右上角 Save 存檔結束編輯這個欄位

編輯顏色很好用,如果你挑選跳色一點的顏色,找資料的時候會一目了然喔!我截圖時截錯變成複選,大家這題可以用Single Select單選就好。

好了,現在我們再跑到使用者模式看看,我們剛才完成了什麼。

當你點選診所/醫生這個欄位,下面就會跳出你所有剛剛內建輸入的選項,並且是不同顏色的。

你只要選擇一個,這個欄位的紀錄(輸入)就完成了。是不是超級快!

如果你今天到一個新的診所,忘記先內建選項但已經跟醫生講話到一半要開Airtable開始紀錄,其實也不用再回去 Customize fileds (工程師模式)了,你只要在診所那邊點一下,跳出選項時,手動輸入一個新的選項。如果沒有跟舊有的重複,你就會看到前面出現一個NEW的提示,只要按 Enter 這個選項就立即被內建進去了,下次選擇同一題,這個選項就會再出現喔!也只需要打一次,未來都輕鬆!

好了,現在我們已經建立兩個欄位了,現在,我們把下面欄位繼續完成吧!還記得怎麼回到客製欄位的藍底區嗎?

點選 Unnamed record 最上面現在已經換成這筆資料的首欄內容了:今天的日期
點選 Customize fields(客製欄位)
點選 第三個還沒改好欄位,右邊的小箭頭 🔽
將 FILED NAME (欄位名稱)改為「寵物名稱」
點選 FIELD TYPE (欄位格式設定)

寵物名字的設定因為也是建議選擇「單選」格式,跟診所的設定方式一樣,所以就不再整個教學一遍了,現在我們來講下一個「體重」的設定。

點選 Unnamed record 最上面現在已經換成這筆資料的首欄內容了:今天的日期
點選 Customize fields(客製欄位)
點選 第四個還沒改好欄位,右邊的小箭頭 🔽
將 FILED NAME (欄位名稱)改為「體重」
點選 FIELD TYPE (欄位格式設定)
選擇 #圖示 Number (數字格式)

右上角 Done 完成之後,你會看到體重格式的進階選項:

Format(格式)部份,有 Decimal(小數)及Integer (整數) 的選擇;點選+/—號,還可以自訂小數點後面要看到幾位數。體重我選擇顯示小數一位。之前我曾經救過一隻鴿子,那時候才發現鴿子需要小數點兩位,需要時再到 Customize fields (客製欄位)裡面改就好了。

選好後 Save 回到使用者模式,我們來看看這次我們選擇的輸入方式好不好用。

點選「體重」欄位,數字鍵盤直接跳出來,是不是太棒了!不用再換鍵盤用傻傻的數字輸入。

再來我們就建立文字紀錄,一樣的步驟設定新欄位。因為文字欄位沒有什麼要特別說明的,我們快速用步驟帶過。

欄位名稱寫「紀錄」
欄位格式 選 Long Text (長文字)

完成後,使用者端會長這樣:因為總會碰到來不及預設的格式,醫生又不可能在診間等你慢慢弄格式,所以這個欄位可以紀錄一些其他欄位沒有想到的地方,下次若覺得還會重複使用到這些紀錄,回家再自己建立新的欄位。

現在要建立的是「處置」項目,也就是這次做了哪些需要紀錄的處置。

回到 Customize Field (客製欄位)
選擇 Add a new field (新增一個欄位)
填寫 FILED NAME (欄位名稱)為「處置(打針/抽血)」
點選 FIELD TYPE (欄位格式)跳出選單圖示
選擇 mulitiple select(複數選項)
打開 colored options (彩色選項)
點 New option(建立新選項)

預先建立一些比較常用的選項,例如我建立下圖這些選項,下次在紀錄的瞬間(通常都是醫生一邊講我們其中一個人紀錄)速度就比較快,不會干擾到醫生的節奏與拖延到看診時間。

TIP:如果一下子想不到更多選項,也不用預先建立,回到製作表單的地方,直接在 Find or add option的空格處輸入新的選項,再按「New」來確定添加一個新選項即可。反正選項會越來越多,不急於一時完成。

再來,我們建立一個非常好用的欄位:照片/附件檔案

回到 Customize Field (客製欄位)
選擇 Add a new field (新增一個欄位)
填寫 FILED NAME (欄位名稱)為「照片」
點選 FIELD TYPE (欄位格式)跳出選單圖示
選擇 迴紋針圖示 Attachment(附件)
點選右上角 Done (完成)

airtable 教學設定

照片欄位因為就是直接上傳照片,所以沒有什麼好設定的,直接按右上角 Save 下一頁再按 Save, 回到使用者視角,我們就可以來測試了。

打開紀錄,現在我們跟醫生聊完了,要拍照在醫院那邊的狀況,例如傷口縫合的地方、皮膚病況、帳單、藥物使用說明等單據,點選「圖片」圖示可以從自己的圖庫上傳照片。點選「相機」的圖示,即可立即拍照。

點選「相機」圖示,你的手機會跳到照相模式(如下圖),直接拍照即可上傳到Airtable的欄位裡,永久保存。

你的手機相簿裡是找不到這張照片的喔!不過你可以在Airtable裡點任何一張照片/檔案再下載回手機。

Airtable 的照片輸入模式除了從相機直接拍、手機相簿直接上傳,還有下面各種雲端軟體的選項,如果是設計師等行業,拿來做專業Project Control(案件控制表)用途,也非常方便。(剛剛輸入照片時,點選最右邊三個點 。。。即會出現下面上傳的選項)

這個欄位可以上傳多張檔案、照片,上傳完你的欄位會看起來像這樣,有不小的縮圖讓你下次找紀錄的時候方便尋找,點縮圖即可放大到原始照片(並出現下載選項)

當你這次單一紀錄結束,要回到總表的時候,這些照片就會用更小的縮圖來顯示,讓版面看起來更舒服。

無論你上傳的照片是什麼尺寸、比例, Airtable都會幫你自動排列的漂漂亮亮的,賞心悅目,這就是我最愛Airtable的地方,資料清單看起來就是舒服。

現在,我們已經進入設定寵物看診紀錄表單的尾聲了,最後一個要設定的是費用紀錄

剛剛已經設定好的欄位有:

  • 看診日期(格式:Date 日期 )
  • 診所/負責醫生 ( 格式:Single select 單選)
  • 寵物名字 (格式:Single select 單選)
  • 體重 (格式:Number 數字,小數點一位)
  • 血壓、腎指數 …etc (格式:Number 數字,小數點一位)
  • 打針/抽血/處置(格式:Multiple select ,複選)
  • 詳細看病紀錄 (格式:Long text 長文字)
  • 報告照片&費用單據照片(格式:Attachment 附件📎)

現在,到你的表單的最下面,點左下角 Customize fields (客製欄位)。

回到 Customize Field (客製欄位)
選擇 Add a new field (新增一個欄位)
填寫 FILED NAME (欄位名稱)為「照片」
點選 FIELD TYPE (欄位格式)跳出選單圖示
選擇 $ 圖示 Currency (幣值)
點選右上角 Done (完成)

再來,我們來設定幣值選項的細部。幣值也是可以設定 Precision (精準度)的,也就是你想要記錄到小數點後幾位。

舉例,如果你是去美國玩,想紀錄美國花費,你就可以選擇小數點後兩位數,然後幣值的符號也可以自訂。如果你打開 Allow negative numbers (准許負數)功能,則你可以紀錄負數的花費,例如一個團隊裡面有花費,也有進帳。這樣Airtable 在幫你加總的時候,就會有扣除負數自動運算出總金額。我們看病是不會有「收入」的,所以我這邊就不打開負數選項。

設定好之後,我們按Save、 Done回到表單填寫模式來測試看看前台看起來如何。點一下費用欄位,數字鍵盤立即跳出,輸入今天看診費用(沒錯,妞妞全口牙周病治療花了將近五萬塊… TT ),結束按 Done,就會看到右邊資料呈現畫面了喔!

我們按左上角回到整個資料清單。

往右滑動你可以看到所有欄位(因為手機是直的,欄位左右排列,一定會需要滑動來看到所有欄位,但是Airtable在瀏覽資料這塊做得超棒,滑動看資料超舒服。)直到看到費用欄位後,你可以向上滑到首列,上面有自動加總(右圖)。

TIP:只要是數字的欄位Airtable都會幫你自動加總,不需要設定。所以例如記帳這種紀錄,就非常方便。你還可以用上圖右上角綠色 Filter (篩選)功能來篩選你要加總的欄位有哪些。

設定表單格式的時候,若要調整欄位出現的順序,直接在深藍色工程師模式裡面,把想要的欄位點著往上或往下拖拉即可。

TIP:欄位出現順序或許在查看表單紀錄的時候沒那麼重要,因為往右邊拉就可以看到所有欄位。但對於建立資料但時候卻有很大的差異,建議越重要或者看病時越早會知道的數據擺前面,那一邊輸入資料的時候就會很順。例如每次去醫院還不用等就都會先量體重,所以體重紀錄擺前面一點一開始就可以輸入

改變 Base(基地)設定

如果你想改變一個base(基地)的名稱、圖示、顏色、分享權限等,點下圖基地名稱旁邊的箭頭🔽就可以更改了。

然後你可以自己設定、更改base的顯示方式及設定。更改完按右上角 Done就可以存檔完成。Base Collaborators 是可以修改、查看這個base的人,可以使用Email連結來邀請他們加入。不過要注意如果你在 base設定裡面給予他們權限,那他們可以進入這個base裡面任何一頁的表單。如果你只想給他們看一個表單,就在表單選項裡面分享權限給他們

現在我們的表單已經都設定好格式了,一起來了解一下Airtable在整理、查詢資料上各種神奇好用的功能吧!

Airtable 的 Filter (過濾)功能

Airtable 的過濾功能非常強大。例如我這次篩選寵物名稱為妞妞,再回到表單清單,上面自動加總的數字就會是妞妞這一隻寵物總共看診花費。

篩選功能還可以堆疊上去,也就是說我可以篩選「寵物名稱是妞妞」再篩選「日期是2020/1/1-2021/1/1」再篩選「愛心動物醫院」我的表單就會給我一個View(視角)是「妞妞在2020一整年在愛心動物醫院的花費」。這是不是很好用!如果是救援動物或是群體要紀錄再算費用,這種功能比Excel還快速、還直覺。

下面是篩選功能操作步驟,帶大家走一次,相信下次你就可以活用在任何表單裡了。

首先,選擇資料清單最上排藍字的 Filter 功能,點下去。

會看到你有三個框框可以選擇。Name 的地方你可以打「妞妞2020」代表這個 View(視角)未來一打開就會是我們篩選好的紀錄,如果你覺得這次篩選只需要看一次,不用再看一次,你也可以不用幫這次篩選命名,看完只要把篩選的地方都打 X,你的資料就會回到沒有篩選的時候。這次我們就不為篩選後的視角命名了,直接跳到 SHOW RECORDS WHERE 這個欄位。

這個欄位就是要輸入你想篩選哪些資料,一個Filter(篩選器)可以篩選一次資料,設定完再加一個篩選器,你可以加無數個,讓資料範圍越來越小。在這邊我們先點第一格,篩選欄位是「Pet」(寵物名稱)。你會看到它跳出你所有可以選擇的欄位讓你選,超級方便。

選好 Pets 點 Done(完成)。
再來我們要點選 is (是),這有點像是工程師在寫程式的概念。因為要讓沒有工程師背景的使用者都能輕鬆告訴程式你想做什麼,Airtable把所有該填的空格都拉出來讓你填寫就可以寫程式了。

那這一格子除了is (是)之外,還有哪些選項呢?

你可以選 is not (不是)/ is any of (兩個中任何一個有符合)/ is none(任何一個都不要符合) / is empty(欄位是空白的)。這些選項給你無限篩選方式,例如 我要選擇寵物名稱後,如果我選 is 妞妞,代表出來的資料會只有妞妞的資料。如果我選 is any of 妞妞、墨汁、墨條,則出來的資料會有這三隻寵物的資料。如果我選 is none 妞妞,則全部的寵物資料「除了妞妞」都會出現。如果我選is empty 則我要找這個欄位是空白的所有資料。

再來,我們要選擇欄位裡你要找誰的資料,Enter a comparison value (輸入要比對的資料),我們點這邊,你原本幫這個欄位預設的格式就會彈出讓你輸入。因為我們寵物名稱使用 Single select 單選的選項,所以選單自己跳出來了!點選妞妞,第一個篩選條件就完成了!

按右上角 Done 則可以看到篩選好的 View(視角),所有妞妞的看診紀錄,費用也自動加總。

我們剛剛講過篩選器可以無限添加(如果你有足夠欄位),所以如果要更細的資料,可以再加日期、醫院等篩選器。這邊再示範日期篩步驟:

Add filter 加一個篩選器
第一格 選擇你要篩選的 Field(欄位)名稱,選「看診日期」
第二格 選 is (是)
第三格 選 日期區間 exact date 然後選日曆上日期, 例如2020/1/1- 2021/1/1

日期區間有非常多種選擇,很方便,這邊翻譯一下給大家:

  • today/tomorrow/yesterday 今天/明天/昨天
  • one week ago/ one week from now 一周前/一週後(如果你的表單是行事曆就需要未來事件這樣的篩選器)
  • one month ago 一個月前/一個月後
  • number of days ago 幾天前,幾天可以自己設定
  • number of days from now 幾天後,幾天可以自己設定
  • Exact date 日期區間自己輸入 (會跳出日曆可以選擇)

設定好篩選妞妞、看診日2020全年度之後,回到資料表,你就可以看到寵物妞妞在2020年的看診紀錄清單了。數字欄位只會加總「過濾過」的所有數字欄位,例如金額。

用篩選器篩選過資料,除了加總單一隻寵物的花費很方便,其實更是清楚閱讀單一寵物紀錄的好方法。例如這次看診的是妞妞,我就可以清楚的看到妞妞的體重變化、預防針打針情形、各種有紀錄過的指數變化、之前開過什麼藥這類紀錄,而不用一直看到其他寵物的紀錄,是不是非常方便。下圖是篩選後,看到妞妞每次體重紀錄與變化。

TIP:最上排綠色highlight 是提醒你,你現在有使用Filter(過濾器),資料比少不要嚇到,以為之前的紀錄都不見了。只要點 Filtered 再 X 解除所有過濾內容,你就會再次看到所有資料了!

好了,寫到這邊這篇文章實在太長,其實後續運用大家都可以自己建立自己需要的表單了。這邊提供我幾個常用的表單給大家參考,如果有需要提供教學,歡迎留言或在粉絲團留言,如果大家都想再多看其他表單設定方式,我再分享給大家。

Airtable 的 hide (隱藏)功能

Airtable可以讓你隨時隱藏、隨時打開任何一個欄位。如果你今天要和別人分享一個表單,你可以隱藏某些欄位再將分享連結給對方,這樣對方就無法看到你不讓他看的欄位。

手機版的隱藏按鈕在這裡:Hidden fileds (隱藏欄位),記得你看到藍色的highlight亮起,就是提醒你還有許多資料被你隱藏了,而不是不見了,不用擔心。

Airtable 的 Group (群組)功能

上圖也可以看到 Group的選項,選擇你想要群組哪個欄位,那些欄位會被列在一起,然後再排序。例如,用醫院群組,則你會看到醫院A的看病資料全部在一個大框框裡,醫院B的看病資料全部再另一個框框裡。會運用這個功能的話,有時候就可以取代「篩選」功能,不用再打開篩選器去單獨篩選出A醫院的看病資料了。

這裡提供電腦版用「醫院」欄位來 Group「群組」後的視野:可以看到第一個出現的大群組是粉紅色的「愛心動物醫院」的看診資料,右上角還有自動跑出來的,這個群組的費用加總(紀錄起來好像有點可怕)

Airtable 的 Sort (排序)功能

Airtable的排序功能跟EXCEL的差不多,也就是你打開資料表的時候,想看到日期近的在前面、醫院名稱A-Z,都可以選擇用你喜歡的欄位正排序或倒著排序。這邊就不多做說明,通常醫病紀錄我都是不改變Airtable以首欄優先的排序方式,先建立的日期在上面。如果想把先建立的日期排下面,可以點選最上列 Sort (排序)然後把 1–> 9 改成 9–> 1。

Airtable 寵物常用表單

單一寵物問題紀錄

  • 表單名稱:寵物名字
  • 表單首欄:Date (日期)Time(時間顯示)打勾
  • 其他欄位
    • 狀況:multiple select (複選)不吃飯/飯前吐/飯後吐/拉肚子/無尿/血尿/打架/大聲叫…(依寵物狀況自行添加)
    • 備註:long text(長文字)無法用選擇題的話,用打字的
    • 照片:attachment(照片)拍吐/尿/便便的狀況,醫生非常需要這樣的照片來判斷

範例:下圖是我們家吐吐公主墨條的吐吐紀錄表(醫生表示這個表真的非常有幫助)

全家寵物總表

  • 表單名稱:寵物總表
  • 表單首欄位:寵物名稱,Single line text (短文字)
  • 其他欄位
    • 年齡:formula (計算式,今天日期欄位 – (減)生日欄位)這個比較複雜,需要教學歡迎留言。
    • 照片:attachment(附件)放寵物照片一張
    • 生日:date(日期)
    • 收編日:date(日期)如果是領養回來或救援回來,可以紀錄這個充滿意義的日子,相信我,會用得到。
    • 性別:single select (單選)中途和多貓家庭會需要
    • 晶片號碼:number (數字)台灣晶片號碼是只有數字的
    • 結紮日:date (日期)很重要,有沒有結紮一看也知道
    • 身分文件/資料:attachment(附件)放認養資料、單據,第一次血檢的報告等照片,一切e化,未來紙本不見也沒關係。
    • 預防針:muiltiple select(複選)三合一、五合一、狂犬病…等。這邊可以代表該年度的預防針。
    • 下次預防針日期:date(日期)這樣比較不會忘記,有些針可能是半年、一年半再施打。

範例:下圖是我們家十幾隻動物和中途過、救援過的寵物總表,第一張圖是用手機看的樣子。第二張是用電腦看的樣子,更一目了然。

電腦版視覺:

最後,感謝你看到這邊,雖然講了這麼久,Airtable的功能我們其實只講了比較基礎的部份。我自己使用Airtable這麼久的經驗是,越使用你就會發現更多越強大的功能,並且更清楚要如何運用這些功能最厲害。如果你也覺得它很好用,或者有其他功能想推薦給我,或是希望我介紹更多進階功能,歡迎在下面留言或到粉絲團留言給我。

如果你想要註冊Airtable 並且感謝我推薦,請點這個連結下載: https://airtable.com/invite/r/QaQBHTJd
你還是免費下載,只不過Airtable會給我一些推薦分,未來我若是需要升級使用它的付費模式,就可以用推薦分數來折抵升級費用。在這邊先謝謝大家支持。

喜歡我的文章,或是這篇文章對你來說真的很有幫助,可以請我喝杯咖啡碼?點手機畫面中任何一個咖啡杯圖形,都可以用一杯咖啡的錢(USD$ 3),贊助鼓勵文章創作者,我收到的贊助將全數支持台灣動物保護行政監督聯盟,用來監督政府的動保政策、收容所及立法相關的經費。

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自動計算寵物年齡的公式

有網友詢問如何用Airtable裡面的公式選項,自動算出寵物年齡,還會跟著每年繼續自動加上去。下面提供公式給大家用喔!

欄位格式選擇:Formula,
輸入下面公式。
Today後面,後面的DOB是你自己命名的【寵物生日】欄位的名稱,點一下那個欄位即可自動加入,最後再加入,‘years’ ) 就好嘍!


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